Kwestia jawności postępowania administracyjnego stanowi realizację przepisów zawartych w Konstytucji RP, stanowiących gwarancję dostępu strony do dotyczących ją urzędowych dokumentów i danych (art. 51 ust. 3).
Jak stanowi art. 73 § 1 ustawy z dnia 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, a prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania administracyjnego.
Wgląd w akta sprawy oraz pozostałe czynności wymienione powyżej muszą się odbyć w siedzibie organu, przed którym toczy się sprawa w obecności pracownika tego organu. Stronie przysługuje również prawo żądania od organu uwierzytelnienia sporządzonych odpisów i kopii akt sprawy, przy czym na stronie żądającej dokonania takiej czynności ciąży obowiązek wykazania się ważnym interesem w uzyskaniu uwierzytelnionych dokumentów.
Zgodnie z wprowadzoną w maju 2014 roku zmianą Kodeksu postępowania administracyjnego „organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po identyfikacji strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne”. Identyfikacja, o której mowa powyżej, polega na złożeniu przez stronę wniosku o dostęp do akt sprawy przy użyciu podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP.
Jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w swoim wyroku z dnia 6 grudnia 2011 r. I OSK 11/2011 „W każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania z akt uwierzytelnionych odpisów, jeżeli jest to uzasadnione jej ważnym interesem. To organ decyduje, w jakiej formie ma możliwość wywiązania się z obowiązku udostępnienia stronie akt sprawy. Strona nie może domagać się w sposób wiążący dla organu udostępnienia jej akt sprawy poprzez sporządzenie kserokopii dokumentów lub w innej wskazanej formie”. [LexPolonica nr 3074686 http://orzeczenia.nsa.gov.pl]
Mając na względzie powyższy wyrok NSA należy stwierdzić, iż istnieje możliwość złożenia wniosku o sporządzenie kopii z akt sprawy i przesłania ich na wskazany adres, jednakże organ nie jest związany takim żądaniem. W przypadku przychylnego rozpatrzenia żądania, organowi może przysługiwać prawo wynikające z art. 262 § 1 pkt 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, które stanowi, iż stronę obciążają te koszty postępowania, które zostały wykonane na żądanie strony, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie.
Skoro zatem ustawowym obowiązkiem organu prowadzącego postępowanie jest udostępnienie akt w jego siedzibie i obecności pracownika lub poprzez systemy teleinformatyczne – żądanie przesłania kopii akt sprawy na wskazany adres może stanowić podstawę do obciążenia wnioskodawcy kosztami wykonania kopii oraz kosztów przesyłki.
Należy również zwrócić uwagę, iż jawność postępowania wyłączona zostaje przy aktach sprawy zawierających informacje niejawne o klauzuli tajności „tajne” lub „ściśle tajne”, a także innych dokumentów uznanych za podlegające wyłączeniu z uwagi na ważny interes państwowy. W takim przypadku – odmowa dostępu do akt i sporządzania z nich odpisów, notatek lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które przysługuje zażalenie do organu wyższej instancji.
inny artykuł tej kategorii: Terminy w postępowaniu administracyjnym – czyli ile czasu ma urząd na załatwienie Twojej sprawy